Slim documenten maken met DocuGenerate

Automatiseren = Tijd besparen en fouten vermijden

Als ondernemer ben je altijd op zoek naar manieren om slimmer en efficiënter te werken. Denk je wel eens: “Elke keer opnieuw dit document maken, hier gaat veel te veel tijd in. Kan dit niet efficiënter?” Stel je voor dat je documenten volledig automatisch kunt genereren. Geen gedoe, geen fouten, gewoon snel en professioneel. Dat is precies wat DocuGenerate voor jou kan betekenen. In deze blog ontdek je hoe je met DocuGenerate jouw documentprocessen naar een hoger niveau tilt én meer haalt uit je business automation.

Wat is DocuGenerate?

DocuGenerate is een tool die je helpt om gepersonaliseerde documenten te maken op basis van data die je al hebt – zoals gegevens uit je CRM, webshop of formulieren op je website. En het beste van alles? Dit kan volledig automatisch! Dankzij een handige API kun je eenvoudig data aanleveren in JSON-formaat of via een Excel-bestand.

Voor wie is het geschikt? Wel, eigenlijk voor elke onderneming die regelmatig gepersonaliseerde documenten moet maken. Denk aan een offerte op maat, contracten voor nieuwe klanten, of zelfs badges voor een evenement. Alles wat tijd kost om manueel te maken, kan je automatiseren met DocuGenerate. En dankzij de democratische prijs is het haalbaar voor bedrijven van elke grootte.

De voordelen van automatisch documenten genereren

Wat als je geen tijd meer hoeft te verliezen aan repetitieve administratieve taken? De voordelen van DocuGenerate spreken voor zich:

1. Tijd besparen: Je hoeft niet meer handmatig aan de slag met Word-sjablonen of data kopiëren. Laat DocuGenerate het werk voor je doen, zodat jij je kan focussen op wat echt telt.
2. Minder fouten: Door gegevens automatisch in te voeren, vermijd je menselijke fouten en krijg je elke keer opnieuw consistente, professionele documenten.
3. Sneller werken: Documenten zijn in een mum van tijd klaar, wat niet alleen jouw workflow versnelt maar ook je klanten blij maakt door kortere wachttijden.

Of je nu facturen, contracten of certificaten nodig hebt, DocuGenerate maakt het allemaal mogelijk met slechts een paar klikken.

Automatiseren met DocuGenerate: Wat kan je ermee doen?

DocuGenerate is ideaal om repetitieve processen en workflows te automatiseren. Hier zijn een paar voorbeelden van wat je kan doen:

• Contracten, offertes, certificaten, facturen, aanwezigheidslijsten of badges automatisch aanmaken.
• Integreren met tools die je al gebruikt, zoals WordPress, WooCommerce, ActiveCampaign, Odoo, Google Sheets of Google Forms.

Bijvoorbeeld:

• Heb je een webshop? Koppel je WooCommerce aan DocuGenerate via Make.com en laat automatisch facturen en verzendlabels aanmaken.
• Gebruik je Google Forms voor inschrijvingen? Laat DocuGenerate dan direct inschrijvingslijsten en deelnamecertificaten maken.

De mogelijkheden zijn eindeloos en je processen worden zoveel eenvoudiger.

Hoe we dit bij onze klanten inzetten

Overzichtelijke offertes

Creazza heeft een website met een complex configuratieplatform. De offertes die dit platform produceert zijn vrij technisch, onoverzichtelijk en voor klanten moeilijk te begrijpen.

Wij hielpen Creazza met een oplossing via Make.com en DocuGenerate. Via deze tools zetten we de ruwe data uit het platform om naar een visueel aantrekkelijke, klantvriendelijke offerte. We voegden bovendien productafbeeldingen en relevante info toe, in functie van de persoon die de offerte opmaakt (bijvoorbeeld een websitebezoeker of een medewerker).

Dit proces draait volledig automatisch en de klant ontvangt de offerte netjes in de mailbox.

Minder manueel werk, meer tijd

ZitStil organiseert regelmatig workshops en infosessies. De inschrijvingen hiervoor gebeuren via hun website met WooCommerce.

Dankzij een koppeling met DocuGenerate via Make.com worden inschrijvingen automatisch verwerkt in documenten zoals aanwezigheidslijsten, badges en certificaten. Via één klik op een knop kunnen de gewenste documenten woorden opgevraagd vanuit de beheerpagina’s van de website

Geen manueel werk meer en alle documenten worden steeds op dezelfde manier aangemaakt, conform de huisstijl.